Mejorando sus procesos, un turno a la vez

¿Qué pasaría si la capacidad de mejorar los procesos se pusiera en manos de los verdaderos dueños del proceso; los que están trabajando el proceso todos los días?

Primero hagamos una suposición; que el personal en la planta de producción estuviera debidamente informado en términos absolutos sobre cuáles podrían ser los objetivos de la planta y de la empresa y debidamente facultado para evaluar las situaciones a medida que se presentaban. Esto no es un hecho, ya que con demasiada frecuencia las personas y sus habilidades para pensar críticamente en la planta de producción se consideran poco más que el equipo que operan.

Si ese fuera el caso, que el personal en la planta de producción estuviera debidamente informado, capacitado y facultado para tomar decisiones y reconocer y aprovechar las oportunidades de mejora, entonces, ¿qué pasaría si la mejora de procesos no fuera competencia exclusiva de los expertos en mejora de procesos corporativos? ? ¿Qué pasaría si la capacidad de mejorar los procesos se pusiera en manos de los verdaderos dueños del proceso; los que están trabajando el proceso todos los días? ¿Qué pasaría si aquellos que trabajan en el proceso estuvieran capacitados para ver los desafíos, los riesgos y las oportunidades, y pudieran tomar las decisiones que son mejores para la producción de la planta y la empresa en tiempo real? ¿Esta nueva y profunda agilidad en el piso de producción sería bienvenida o sería desaconsejada?

Cuando las empresas se fundan por primera vez, su espíritu y naturaleza es el de una organización empresarial. Son ágiles y ágiles; capaz de evaluar una situación y tomar decisiones en tiempo real. Y pueden hacerlo porque su estructura organizativa es muy compacta. Pero a medida que crecen, pierden esta compacidad y establecen estándares rígidos para la operación, a menudo demasiado rígidos y también demasiado inflexibles. Quitan la toma de decisiones en el campo y la consolidan más arriba en la cadena de mando. Y al hacerlo, también pierden el contacto con lo que realmente está sucediendo en la planta de producción y no pueden ver los desafíos (tanto oportunidades como amenazas) que podrían existir.

Pero ¿por qué tiene que ser esto?

No lo hace, y no debería.

La capacidad de observar y reconocer las influencias externas y los cambios en los factores comerciales con mayor rapidez y ser capaz de reaccionar ante la fluidez de las circunstancias a medida que se desarrollan, incluso para adelantarse a ellas, ofrecerá quizás la más importante de las ventajas competitivas. Después de todo, el tiempo es la única variable fija. Sólo hay 24 horas en un día. Y la organización que utilice esas 24 horas con mayor eficacia tendrá la ventaja competitiva.

La oportunidad es ofrecer una mayor agilidad al adaptarse a los cambios actuales del mercado lo más cerca posible del tiempo real, pero con el aumento de la complejidad de la vida diaria de los operadores de planta, se presentan desafíos en la ejecución de la estrategia, ya que las circunstancias cambian más rápidamente y las presiones para tomar buenas decisiones más rápido se vuelven más críticas para el éxito.

Entonces, si una empresa va a impulsar un mayor nivel de autonomía en la planta de producción, los protocolos de comunicación mejorados, de arriba a abajo y de abajo a arriba, serán esenciales y fomentarán la agilidad operativa; de la empresa a la unidad de negocio, de la unidad de negocio a la planta, de la planta a la planta de producción, de la planta de producción al turno y del turno a los turnos posteriores.

De estos, la ejecución de la estrategia se encontrará en los esfuerzos y de la planta de producción; y en los turnos en particular. En esta visión del futuro, sus objetivos de producción se comunicarán a la planta de producción y dependerá de quienes estén en producción alcanzar esos objetivos de la mejor manera que crean posible. Esta actividad también incluiría un registro de “Gestión de oportunidades” (MoC) que comunicará las acciones correctivas tomadas y recomendadas fácilmente entre turnos y en toda la planta.

La base de una buena toma de decisiones se puede encontrar en la solidez de la información sobre la cual se tomarán esas decisiones. La adquisición de información (datos con contexto) y los procesos involucrados deberán estandarizarse y armonizarse entre las diversas fuentes. Y las interfaces de usuario tendrán que ser fáciles de usar para fomentar la participación y desalentar las soluciones alternativas no autorizadas; si no es simple, la gente no usará el sistema o no lo usará correctamente.

A medida que la información se recopila en tiempo real, los procesos en segundo plano (quizás aprovechando la inteligencia artificial y el aprendizaje automático) deberán evaluar y generar alertas y asignar tareas según corresponda; como mínimo ofreciendo un tablero al usuario para monitorear la salud de la planta y sus actividades de producción. Esta información recolectada, con el historial completo de las operaciones y actividades en la planta, también creará una “fuente única de verdad” y permitirá una documentación a pedido que sea oportuna, completa y precisa.

El sistema deberá ofrecer capacidades de desglose y desglose para obtener los detalles de lo que aparece en el tablero para que se puedan tomar y efectuar decisiones sobre acciones preventivas y correctivas. Y es necesario que existan métodos sencillos de búsqueda y generación de informes para pasar información a través de la empresa y encontrar registros históricos de actividades y experiencias.

Pero implementar un sistema que logre todo lo anterior y brinde los beneficios requerirá un poco de pensamiento y trabajo por adelantado.

Necesitará experiencia en consultoría de personas que conozcan el sistema para que puedan comprender los factores comerciales que se enfrentan y para ayudar a definir de manera clara y concisa el criterio de éxito para implementar el sistema; primero a nivel corporativo, luego profundizando hasta el nivel de planta.

Y, por supuesto, la disponibilidad y el compromiso de aquellos que tomarán decisiones a partir de la información en el sistema deberán participar para garantizar que obtengan la información que necesitan cuando la necesitan, de una manera que puedan entender. Y los operadores también deberán participar para garantizar que se logre la aceptación del sistema al convertirlos en una parte clave del proceso. Después de todo, serán ellos quienes introduzcan la información en el sistema y la utilicen para colaborar dentro, entre y a lo largo de las operaciones de turno.

El resultado de este esfuerzo será la creación de un plan de implementación del sistema. Dado que cada planta es diferente, será importante considerar y adaptarse a las adaptaciones locales para respaldar mejor la actividad en cada planta mientras se mantiene la alineación con la estrategia corporativa general.

Esto significa que, en la medida en que la configuración y los protocolos operativos puedan estandarizarse y armonizarse, deberían hacerlo. Pero que también es necesario permitir que cada planta prospere, que individualmente sea lo mejor que pueda ser; pero atado a toda la organización.

¿Qué resultados podría esperar de estos esfuerzos? Como mínimo;

Comprensión de lo que es importante para la empresa y lo que es importante para las plantas individuales.
Forma estandarizada y armonizada de capturar la información para que pueda ser evaluada y se puedan tomar decisiones informadas de manera más sólida y rápida a partir de una única fuente de verdad.
Capacidad para ver y comprender la salud de una planta y tomar medidas correctivas más rápidamente.
Comprimir el tiempo al ser capaz de reaccionar a los cambios en las circunstancias y los factores comerciales de manera ágil.
Cambios de turno más fáciles, suaves y completos donde se puede esperar, como mínimo, ahorrar una hora por semana por operador de tiempo indirecto (sin valor agregado), lo que permite más tiempo para la producción (valor agregado).

Si desea obtener más información sobre cómo puede mejorar sus procesos día y noche y aportar agilidad a su planta de producción, comuníquese con nosotros.